Ultimo aggiornamento: 1 novembre 2026 (versione 2026-11-01)
Dentro Kontify carichi dati che possono riguardare altre persone: le anagrafiche dei tuoi clienti e fornitori nelle fatture, gli IBAN, i movimenti del conto, i nomi dei dipendenti negli stipendi. Per quei dati il titolare sei tu, e noi li trattiamo per conto tuo. Questo accordo è quello richiesto dall'articolo 28 del GDPR e fa parte dei Termini e condizioni. Lo accetta il titolare dell'azienda quando la crea in Kontify.
1. Le parti
- Titolare del trattamento: il cliente che ha comprato Kontify e crea l'azienda («tu»).
- Responsabile del trattamento: Atelier Glamour S.r.l. semplificata, con sede in Via Nazionale 289, 84010 Sant'Egidio del Monte Albino (SA), partita IVA 06254450650 (IT06254450650) («noi»). Contatto per la privacy: info@kontify.it.
2. Cosa trattiamo
- Perché: solo per darti Kontify, cioè conservare, ordinare, mostrare ed esportare i tuoi dati, e mandare le email che hai attivato (inviti, riepilogo del mattino, solleciti ai tuoi clienti).
- Quali dati: dati anagrafici e di contatto, partite IVA e codici fiscali, IBAN, importi e causali dei movimenti, dati delle fatture e dei documenti che carichi (XML e PDF), nomi e permessi delle persone che inviti.
- Di chi: i tuoi clienti, fornitori, dipendenti e collaboratori, e le persone che inviti nell'account.
- Per quanto: finché usi Kontify, più il tempo per cancellarli scritto al punto 8.
Non chiediamo e non ci servono dati particolari, come quelli sulla salute. Se li carichi, per esempio in una causale, restano sotto la tua responsabilità.
3. Le tue istruzioni
Trattiamo i dati solo secondo le tue istruzioni, che sono quelle di questo accordo e quelle che dai usando Kontify. Non li usiamo per altri scopi e non li vendiamo.
Intelligenza artificiale (solo con il Pro). Quando tu o una persona della tua azienda usate le funzioni del Pro che usano l'intelligenza artificiale, diamo ai fornitori indicati al punto 6 solo i dati che servono a quella richiesta:
- all'assistente «Chiedi a Kontify» (Anthropic): la domanda e i risultati che l'assistente chiede all'app per rispondere, cioè cifre, descrizioni dei movimenti, nomi di clienti e fornitori, importi e date della tua azienda, limitati alle aree che il ruolo della persona può vedere;
- alla lettura dei PDF delle fatture (Anthropic): il documento PDF;
- alle categorie e agli abbinamenti proposti (TypeSafe, modello Jev): data, importo, causale, controparte e tipo del movimento, i nomi delle categorie, e i dati di poche scadenze candidate; per la lettura dei PDF, il testo del documento.
Questi fornitori non addestrano i loro modelli con i tuoi dati (Anthropic: Condizioni commerciali, art. B; TypeSafe: informativa sulla privacy). L'intelligenza artificiale propone e una persona conferma. Non mandiamo niente di tutto questo se il Pro non è attivo né dall'azienda di esempio.
4. Riservatezza
Accedono ai dati solo le persone del nostro gruppo che ne hanno bisogno per il servizio o per l'assistenza che ci chiedi, e sono tenute alla riservatezza.
5. Sicurezza
Adottiamo misure adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui:
- dati cifrati durante il trasferimento (HTTPS) e a riposo nel database;
- database dell'app su server nell'Unione europea (Irlanda);
- accessi personali, con permessi per ruolo e separazione, decisa dal database stesso, tra le aziende clienti;
- verifica in due passaggi, obbligatoria quando in un'azienda c'è più di una persona;
- registri interni dell'uso e degli errori senza dati dei clienti (vedi l'Informativa sulla privacy);
- copie di sicurezza: non facciamo copie nostre del database, ci sono solo quelle del fornitore; il piano che usiamo oggi (gratuito) non ne fa in automatico, e quando passeremo a un piano con le copie giornaliere (7 giorni) aggiorneremo questo punto.
6. I nostri fornitori (sub-responsabili)
Ci autorizzi a usare questi fornitori, che sono vincolati agli stessi obblighi di protezione dei dati:
| Fornitore | Cosa fa | Dove |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. (Singapore; assistenza da Supabase, Inc., Stati Uniti) | Database, accessi e archivio dei documenti caricati | Unione europea (Irlanda); Clausole contrattuali standard per l'assistenza e il funzionamento della piattaforma |
| Vercel Inc. (Stati Uniti) | Fa girare l'app | Le funzioni girano a Dublino (Irlanda); i sistemi di Vercel possono trattare dati anche negli Stati Uniti. Data Privacy Framework e Clausole contrattuali standard |
| Plus Five Five, Inc. (Resend, Stati Uniti) | Invia le email, compresi i solleciti ai tuoi clienti e le email di accesso | Stati Uniti. Data Privacy Framework e Clausole contrattuali standard |
| Anthropic Ireland, Limited (Anthropic, PBC, Stati Uniti) | Assistente e lettura dei PDF (solo Pro) | Clausole contrattuali standard |
| Typesafe AI, Inc. (Stati Uniti) | Categorie e abbinamenti proposti (solo Pro) | Stati Uniti. Clausole contrattuali standard |
Il pagamento è gestito da Stripe (e PayPal), che sono titolari autonomi per i dati dei pagamenti: non trattano i dati dei tuoi clienti e fornitori.
Se aggiungiamo o cambiamo un fornitore ti avvisiamo almeno 30 giorni prima. Puoi opporti per motivi legati alla protezione dei dati: in quel caso, se non troviamo una soluzione, puoi chiudere l'account e avere il rimborso della parte del Pro già pagata e non usata.
7. Come ti aiutiamo
- Diritti delle persone: se qualcuno ti chiede di vedere, correggere o cancellare i suoi dati, ti aiutiamo a farlo. Quasi sempre puoi farlo da solo dall'app.
- Violazioni dei dati: se scopriamo una violazione che riguarda i tuoi dati, ti avvisiamo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne siamo venuti a conoscenza, con le informazioni che ti servono per avvisare il Garante.
- Valutazioni d'impatto: ti diamo le informazioni che servono, se ne devi fare una.
8. Quando finisce
Quando chiudi l'account (o l'azienda) puoi esportare i dati in Excel. Hai 30 giorni per ripensarci; passati i 30 giorni li cancelliamo, salvo che la legge ci obblighi a tenerli. I fornitori cancellano a loro volta secondo i propri tempi (per esempio Resend entro 90 giorni dalla chiusura del nostro conto con loro, Anthropic entro 30 giorni dalla richiesta). Le copie di sicurezza, se ci sono, escono da sole entro i giorni scritti al punto 5.
9. Verifiche
Su richiesta ti diamo le informazioni che servono a dimostrare che rispettiamo questo accordo. Se servono verifiche più approfondite, le concordiamo insieme, con un preavviso ragionevole e a tue spese.